Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator za sestanke
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Koordinatorja za sestanke, ki bo odgovoren za organizacijo, usklajevanje in spremljanje vseh vidikov sestankov v podjetju ali organizaciji. Vaša glavna naloga bo zagotavljanje, da so vsi sestanki učinkovito načrtovani, da so vsi udeleženci pravočasno obveščeni in da so vsi potrebni materiali pripravljeni vnaprej. Koordinator za sestanke je ključna oseba za podporo vodstvu in zaposlenim pri doseganju poslovnih ciljev, saj omogoča nemoteno komunikacijo in sodelovanje med različnimi oddelki.
Vaše naloge bodo vključevale upravljanje koledarjev, rezervacijo prostorov, pripravo dnevnih redov, zapisovanje zapisnikov ter spremljanje izvedbe dogovorjenih nalog. Prav tako boste odgovorni za reševanje morebitnih logističnih izzivov, kot so spremembe terminov ali tehnične težave pri virtualnih sestankih. Pomembno je, da ste izjemno organizirani, imate odlične komunikacijske sposobnosti in znate delovati pod pritiskom.
Pričakujemo, da boste uporabljali različna orodja za upravljanje sestankov, kot so Outlook, Google Calendar ali specializirane aplikacije za videokonference. Prav tako boste sodelovali z različnimi oddelki in zunanjimi partnerji, zato je zaželena sposobnost timskega dela in prilagodljivost.
Če ste natančni, zanesljivi in vas veseli delo v dinamičnem okolju, vas vabimo, da se pridružite naši ekipi kot Koordinator za sestanke.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organizacija in usklajevanje sestankov za zaposlene in vodstvo
- Upravljanje koledarjev in rezervacija prostorov
- Priprava dnevnih redov in potrebnih gradiv
- Zapisovanje in razpošiljanje zapisnikov sestankov
- Spremljanje izvedbe dogovorjenih nalog po sestankih
- Komunikacija z udeleženci in zunanjimi partnerji
- Reševanje logističnih in tehničnih izzivov
- Upravljanje virtualnih sestankov in videokonferenc
- Skrb za pravočasno obveščanje vseh udeležencev
- Podpora pri pripravi predstavitev in poročil
Zahteve
Text copied to clipboard!- Srednješolska ali višja izobrazba
- Izkušnje z organizacijo sestankov ali administrativnim delom
- Odlične organizacijske in komunikacijske sposobnosti
- Znanje uporabe orodij za upravljanje koledarjev in videokonferenc
- Sposobnost dela pod pritiskom in reševanja težav
- Natančnost, zanesljivost in samoiniciativnost
- Dobro znanje slovenskega in angleškega jezika
- Poznavanje osnovnih pisarniških programov (Word, Excel, PowerPoint)
- Sposobnost timskega dela in prilagodljivost
- Diskretnost in profesionalen odnos
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z organizacijo sestankov?
- Kako bi rešili situacijo, če se sestanek nenadoma prestavi?
- Katere digitalne koledarje in orodja za videokonference najbolje poznate?
- Kako zagotovite, da so vsi udeleženci pravočasno obveščeni?
- Kako pristopate k pripravi dnevnega reda?
- Kako ravnate z zaupnimi informacijami?
- Kako bi opisali svoj način dela pod pritiskom?
- Ali imate izkušnje z zapisovanjem zapisnikov?
- Kako sodelujete z različnimi oddelki?
- Kaj vas motivira pri delu koordinatorja za sestanke?
